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干部档案管理
作者: 来源: 人社局 时间: 2015-06-17 09:02:00

一、材料收集、鉴别、归档、整理

(一)建立健全收集网络,按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围,及时收集干部档案材料。

(二)收集的档案材料不能使用圆珠笔、铅笔、红色、纯蓝色墨水或复写纸写。

(三)收集的散材料应在《收集档案材料登记簿》上逐份登记,一次收集材料较多时,应打印《送交档案材料登记表》,双方签字盖章后各留一份备查。

(四)收集的材料应手续完备,其中由组织上形成的材料应有形成时间、组织印章。个人撰写的材料应有形成时间、本人签字。

(五)经鉴别后可以归档的材料,在1个月内归入本人档案。

(六)干部人事档案整理每两年集中进行一次,特殊情况的可随时整理。整理干部人事档案应按照《干部档案整理工作细则》的要求进行,整理后的档案应达到完整、真实、条理、精炼、实用的标准。

二、保管保护

(一)实现档案库房、阅档室、微机室、管档人员办公室“四室分开”。

(二)对所管的干部人事档案进行编号排列,登记造册,建立底帐。

(三)干部离退休后,其档案仍由原保管单位保管,去世5年后,其档案移交同级档案馆永久保管。

(四)干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)的,其档案仍由原保管单位保管。另就业的,其档案转至有关的组织人社部门保管,不具备保管条件的,转至同级人才服务中心保管。

(五)干部被开除公职后,未重新安置工作的,其档案由原保管单位保管,重新就业的,由新的主管单位人事部门保管。

(六)干部被判刑或劳动教养后,在受刑事处分期间,其档案由原保管单位保管,刑满释放或解除劳教后,重新安置工作的,档案由新的主管单位或人才服务中心保管。

(七)出国不归、失踪、逃亡的干部,其档案由原保管单位保管。

(八)严禁私自保存他人档案和携带档案出放公共场所。

(九)严格落实防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等“六防”设施,及时更换防蛀药品和灭火器具。离开库房时,做到人走灯灭,切断电源,锁好门窗。每年对所管档案进行一次全面核对,防止损坏、丢失档案事故的发生。

三、提供利用

(一)查阅

1、查阅档案必须是有查阅资格单位的2名中共党员,持单位党组织开具的《查阅干部档案审批表》,携带有效证件,经审查批准后,填写《查阅档案登记簿》,在阅档室查阅。

2、具有到县人社局查阅档案资格的单位,一般是托管档案单位的政工科或组织人事科的联络员。其他人员或单位需查档案的,应由上级主管部门出具《查阅档案审批表》或单位介绍信,并派人陪同。

3、各科室需查阅干部人事档案时,应在《查阅干部档案登记簿》上登记,在阅档室进行,不能带回科室查阅。

4、不得查阅本人或亲属的档案,不准向无关人员泄露或向外公布档案内容。只批准查阅部门内容的,不得翻阅全部档案。未经批准不得擅自摘抄、复制干部档案内容。

5、在查阅档案过程中,严禁涂改、拆散、抽取、增添、圈划干部档案材料。查阅时禁止吸烟。

(二)借用

1、干部人事档案一般不外借,确需借阅时,由档案管理人员核实理由,经分管领导批准,方可借出。

2、借出的档案一般在两周内归还,确因工作需要延期的,须办理续借手续。

3、不得借用本人及其亲属的档案。

4、归还干部档案时,要仔细检查档案材料是否缺少、毁坏。

(三)出具证明材料

1、在干部评审职称、办理工资和离退休手续等情况下,由有关单位提出申请,管档同时可根据档案记载情况如实出具书面证明。

2、需干部档案材料作为凭证时,在规定的范围内,可复印相关档案材料。

3、提供的干部档案材料,如果涉及干部的隐私和不利外传的内容,不能提供,可采取节录方式出具证明材料。

4、出具证明材料时,应加盖“昌乐县人力资源和社会保障局档案管理专用章”。

四、转递

(一)转出档案要经过认真整理装订,不能有零散材料,不得截留档案材料或将材料分批转出。

(二)转出档案要按规定详细登记,进行严格密封。《干部档案材料转递通知单》要详细填写,随同档案一起密封。

(三)干部人事档案应通过机要交通或指派专人转递,不准邮寄或交本人自带。

(四)注意查收档案转递回执。如果一个月内未收到回执,应通过电话联系或发放《档案回执催要单》查询,查清原因,以防丢失档案。

(五)档案或材料转入时,应审核《干部人事档案材料转递通知单》,看有否属于我局管理的档案,并核对档案材料有无损毁,确认无问题后,在回执上签字并及时转回。